Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Lapland LKV Oy
Y-tunnus: 3474730-5
Sivulankuja 10, 99130 Sirkka
Puhelin: 040 730 2833
Sähköposti: [email protected]

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa:
Tanja Sotka
[email protected]

2. Rekisterit

Lapland LKV Oy ylläpitää seuraavia rekistereitä:

• Asiakasrekisteri — kiinteistönvälitystoimeksiantoihin liittyvät henkilötiedot
• Markkinointirekisteri — Sisäpiiri-kirjeen tilaajat ja suoramarkkinoinnin yhteystiedot

Verkkosivuston kautta kerättäviä tietoja (lomakkeet, analytiikka, evästeet) käsitellään kohdassa 6.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

3.1 Yleistä

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassaolevia lakeja, asetuksia ja viranomaisohjeita. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön.

3.2 Keräämisen tarkoitus

a) Sopimus- tai asiakassuhde

Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa, toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa sekä sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa. Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä turvallisuuden ja mahdollisen asiakassuhteen perustamiseksi.

Kiinteistönvälitystä koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000) edellyttävät toimeksiantopäiväkirjan pitämistä, johon tallennetaan henkilö-, kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen.

b) Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017) 3 luvun 3 §:n mukaisesti asiakkaan tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan ja säilytetään rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi, paljastamiseksi ja selvittämiseksi. Näitä tietoja ei käytetä muihin tarkoituksiin.

c) Suostumukseen perustuva tietojen käsittely

Sikäli kuin edellä mainittuihin lakeihin perustuva käsittelyoikeus ylittyy, tai muuta oikeusperustaa ei ole, pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus. Sisäpiiri-kirjeen tilaaminen perustuu aina vapaaehtoiseen suostumukseen.

3.3 Käyttötarkoitukset

• Asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• Palveluiden tuottaminen, tarjoaminen ja parantaminen
• Laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
• Asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
• Palveluihin liittyvä analysointi ja tilastointi
• Lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen
• Rekisterinpitäjän ja toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden oikeuksien turvaaminen

3.4 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a) ja b) tarkoitettuja pakollisia tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa. Mikäli asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei kyseistä henkilöä voida päästää esittelyyn.

4. Asiakasrekisterin tietosisältö

Toimeksiantopäiväkirjassa käsitellään seuraavia tietoja:

• Asiakkaan perustiedot: nimi, osoite, kieli
• Henkilötunnus ja mahdollinen yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot: tarjotut palvelut, ostotarjous, kaupan tiedot, välityspalkkio
• Lupatiedot ja kiellot (suoramarkkinointi)
• Asiakkaan itse antamat mielenkiinnon kohteet ja muut tiedot
• Reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
• Vuokralaisen luottotiedot vuokranmaksukyvyn arvioimiseksi

Rahanpesulain mukaisia tietoja ovat lisäksi:

• Nimi, syntymäaika ja henkilötunnus sekä edustajan vastaavat tiedot
• Oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero ja rekisteriviranomainen
• Tosiasiallisten edunsaajien tiedot
• Henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tiedot tai kopio
• Tiedot asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta, taloudellisesta asemasta ja varojen alkuperästä
• Poliittisesti vaikutusvaltaista henkilöä (PEP) koskevat tiedot tarvittaessa
• Ulkomaalaisen asiakkaan kansalaisuus ja matkustusasiakirjan tiedot

5. Markkinointirekisterin tietosisältö

Markkinointirekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• Asiakkaan perustiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• Asiakasta kiinnostavat asuntotyypit, hinta- ja sijaintitiedot sekä muut asiakkaan itse ilmoittamat tiedot
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• Markkinointitoimenpiteet ja niiden yhteydessä annetut tiedot

Sisäpiiri-kirje

Sisäpiiri on Lapland LKV:n sähköinen uutiskirje, joka sisältää mm. piilokohteet, markkinakatsaukset ja ajankohtaistiedot. Tilaaminen tapahtuu vapaaehtoisen suostumuksen perusteella. Tilaajilta kerätään nimi ja sähköpostiosoite. Tilauksen voi peruuttaa milloin tahansa kirjeessä olevan peruutuslinkin kautta tai ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Peruutuksen jälkeen tiedot poistetaan tilaajarekisteristä.

6. Verkkosivuston tietojen käsittely

Yhteydenottolomakkeet

Kun otat meihin yhteyttä verkkosivuston lomakkeen, sähköpostin tai WhatsAppin kautta, keräämme antamasi tiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero ja viesti. Tietoja käytetään yhteydenottoon vastaamiseksi. Käsittelyn oikeusperuste on sopimuksen valmistelu tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Google Analytics 4

Käytämme Google Analytics 4 -palvelua kävijäliikenteen analysointiin. Analytiikka ladataan ainoastaan, jos olet hyväksynyt analytiikkaevästeet evästebannerin kautta.

• IP-osoitteet anonymisoidaan ennen tallentamista
• Tietoja ei käytetä mainontaan
• Tietoja ei jaeta kolmansille osapuolille
• Voit estää analytiikan hylkäämällä analytiikkaevästeet

Evästeasetuksia voi muuttaa tyhjentämällä selaimen paikallinen tallennustila (laplandlkv_cookie_consent) tai käyttämällä selaimen evästehallintaa.

Evästeet

Sivusto käyttää evästeitä ja selaimen paikallista tallennustilaa ainoastaan evästeasetustesi muistamiseen. Analytiikkaevästeitä asetetaan vain suostumuksellasi.

7. Tietojen säilytysaika

• Toimeksiantopäiväkirja: 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä
• Rahanpesulain mukaiset tiedot: 5 vuotta — tarvittaessa pidempään rikostutkinnan tai oikeudenkäynnin niin vaatiessa, kuitenkin enintään siten kuin laki edellyttää
• Muut asiakastiedot: aktiivisen asiakassuhteen voimassaoloajan; asiakassuhdetta ei katsota aktiiviseksi, kun viimeisestä yhteydenotosta on kulunut yli vuosi
• Sisäpiiri-kirjeen tilaajatiedot: tilauksen voimassaoloajan — poistetaan välittömästi peruutuksen jälkeen
• Suostumukseen perustuvat tiedot: poistetaan suostumuksen peruuttamisen jälkeen, ellei tietoja ole säilytettävä muun perusteen nojalla

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen, asuntoesittelyiden sekä muiden asiakaskohtaamisten yhteydessä, tai asiakkaan ottaessa omatoimisesti yhteyttä rekisterinpitäjään.

Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös isännöitsijätoimistoista, väestörekisteristä, muista viranomaisrekistereistä sekä luottotietorekistereistä.

9. Tietojen luovutus

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa rajoissa sekä osapuolten välisen sopimuksen toteuttamiseksi. Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi:

• Aluehallintovirastolle ja muille viranomaisille
• Kaupanteon yhteydessä pankeille ja kiinteistönvälityksen muille osapuolille
• Isännöitsijälle ja Maanmittauslaitokselle
• Neuvontapalveluita tarjoaville tahoille (lakiasiaintoimistot, toimialajärjestöt)
• Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle kauppahintatietojen osalta hintaseurantapalvelua (HSP) varten — HSP:n tietosuojaseloste

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Siirto on kuitenkin mahdollista lain sallimin tavoin esimerkiksi pilvipalveluiden (OneDrive, iCloud, Dropbox) käytön yhteydessä, jolloin tietosuojan riittävä taso varmistetaan sopimusjärjestelyin tai komission asianmukaisuuspäätöksen nojalla.

Kiinteistönvälitysjärjestelmien, markkinointijärjestelmien ja myynti-ilmoitusportaalien palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja rekisterinpitäjän lukuun asianmukaisin tietojenkäsittelysopimuksin.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta. Tietoihin pääsevät ainoastaan ne henkilöt, joille se on työtehtävien hoitamiseksi välttämätöntä. Tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Alihankkijoiden kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.

11. Rekisteröidyn oikeudet

11.1 Tarkastus-, saanti- ja siirto-oikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Toimitamme tiedot 30 päivän kuluessa. Sinulla on myös oikeus saada itse toimittamasi tiedot siirrettyä koneluettavassa muodossa kolmannelle osapuolelle.

Huomaa: rahanpesulain nojalla hankittuja tuntemistietoja ei voida luovuttaa asiakkaalle tarkastettavaksi (Rahanpesulaki 4:3 §), mutta tietosuojavaltuutettu voi tarkastaa niiden käsittelyn lainmukaisuuden pyyntösi perusteella.

11.2 Oikaisupyyntö

Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tietojesi oikaisemista.

11.3 Vastustamis- ja rajoittamisoikeus sekä poistamispyyntö

Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä suoramarkkinointia, etämyyntiä ja markkina- tai mielipidetutkimusta varten sekä pyytää käsittelyn rajoittamista tai tietojesi poistamista näihin tarkoituksiin tallennetuista tiedoista.

11.4 Suostumuksen peruuttaminen

Suostumukseen perustuvan käsittelyn voit peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä osoitteeseen [email protected]. Pyynnön perusteella poistetaan kaikki tiedot, joita ei ole säilytettävä lain tai muun tässä selosteessa mainitun perusteen nojalla.

11.5 Pyyntöjen esittäminen

Kaikki tarkastus-, oikaisu- tai muut pyynnöt voi esittää sähköpostitse: [email protected]

12. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Lapland LKV Oy ei tee henkilötietojen pohjalta rekisteröityyn kohdistuvaa profilointia eikä käytä automaattista päätöksentekoa.

13. Valvontaviranomainen

Sinulla on aina oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii tietosuojavaltuutettu: www.tietosuoja.fi

14. Muutokset tähän selosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa lainsäädännön tai toimintatapojen muuttuessa. Voimassa oleva versio on aina saatavilla osoitteessa laplandlkv.com/tietosuoja.html. Seloste on päivitetty viimeksi toukokuussa 2026.